“1566”工作法:广西烟草精益物流的“桂林经验”

2017-12-21作者:徐江峰 常婷婷 李双宏 夏萍

  抓住“精益挖潜、提质增效”1条主线,用好“价值流分析、7S现场管理、TPM(全员生产维护)、合理化建议、标准作业”5个精益管理基础工具,聚焦“资源整合、成本管控、流程优化、现场改善、信息融合、团队建设”6项精益管理工作内容,努力实现“精化流程、精确核算、精准运营、精到服务、精细管理、精干队伍”6个精益物流建设目标。

  这是广西壮族自治区桂林市烟草专卖局(公司)积极探索精益物流管理模式形成的“1566”工作法。

  2017年,广西区局(公司)明确了精益物流工作要求——注重全面改善、注重精化制度流程、注重突出降本增效,并印发了《2017年广西烟草商业企业精益物流管理工作要点》,加强试点指导、狠抓整体提升,系统推进物流管理工作。

  广西烟草商业系统各单位高度重视、积极落实,精益物流工作氛围日益浓厚,持续改善、降本增效效果明显。截至10月底,全区物流总费用2.72亿元,同比减少300多万元;单箱物流费用210.6元,同比减少4.4元;物流配送效率同比提高3.9%。

  作为试点单位,桂林市局(公司)在深入学习思考后,围绕“1566”工作法,形成了完整的精益物流建设体系,从理念层到操作层再到目标层,由宏观到微观,从思想到行动,为广西烟草商业推进精益物流建设提供了科学、管用的“指南针”“方法论”和“路线图”。

  一年来,“1566”工作法应用效果如何?让我们一起去看看。

  强化配置,资源整合显价值

  “请A136号到2号车位,请A137号到3号车位……”这是桂林市局(公司)物流中心开发应用的卸货服务系统,根据上一辆卸货车的情况提前15分钟,通过语音叫号通知下一辆车做好卸货准备。

  “以前为了早点卸货,我们都是在车上等待,不敢走远,夏天热,冬天冷……现在好了,物流中心专门为我们腾出一间办公室,我们等着叫号卸货就行了,又方便又人性化,真是感谢!”广西中烟工业有限责任公司送货司机何海道出了自己的心声。

  “为实现工商间物流资源共享,与工业企业共享物流信息,我们实行了工商预约到货制度。”桂林市局(公司)物流中心副经理陈念标说。

  之前,工业企业的司机只能在现场或车上等待,轮到卸货时,工作人员口头喊号通知司机,所以,往往会出现通知不及时、不到位的情况,特别是在繁忙时段,容易引起插队冲突,造成混乱。这样不但浪费了时间,还降低了卸货效率。

  而现在,当送货车辆到达物流中心后,司机用身份证在门卫室进行登记,并按序取号,将车辆停放在指定位置,便可以到等待区休息,看看报、聊聊天,等待叫号卸货。

  为实现价值链的上游整合,物流中心借鉴银行叫号服务的做法,联合开发了卸货服务系统,减少工业卸货等待时间,节省运力资源占用和运输费用,卸货效率因此提升12.5%,工业司机平均等待时间减少了约30分钟,工业企业满意度达100%。同时,桂林市局(公司)注重工商协同,优化固化作业标准和设备管理,不断提高卷烟包装箱回收质量和效率,纸箱回收合格率位居全区第一。

  为实现价值链的下游整合,该物流中心送货部针对送货线路布局不合理、管理不到位、资源配置不均衡、配送费用不可控等问题,构建以卷烟物流配送中心为圈,以兴安县、平乐县中转站为翼的“一圈两翼”配送布局,将中转站资源整合作为今年重点项目。

  “2017年成立送货分部,开展线路优化;2018年将打破行政区划,实行跨区域送货,并通过掌握辖区核心客户,探索边远农村客户,实行业务外包模式;2019年计划完成中转站资源整合各项工作。”陈念标介绍说。

  借助中转站资源整合课题,物流中心已经优化了20条配送线路和3台配送车,配送人员也从原来的96人减少至92人。车辆装载率同比提升了7.7%,单箱卷烟配送费用同比降低了10.1%。

  此外,桂林市局(公司)物流中心整体审视物流价值流,强调以物流整体成本最低、效益最高为目标,强化管理协同,加强内部各部门沟通,有效解决物流各功能要素之间的不协调,实现了内部资源优化配置;通过不断增强行业物流“一体化”意识,实现了与南宁市烟草专卖局(公司)物流备品备件库存信息的实时互通,减少了稀缺件库存的资金占用,实现了外部资源的优化配置。

  消除浪费,成本管控增效益

  “分拣现场照明灯由节能灯改为LED灯,照明亮度提高了8倍,每年还能节约1.5万元电费。”

  “根据桂林气候特点,通过试验,将包装机预热时间从30分钟压缩为15分钟,在不影响工作质量的情况下,每年节约电费1万元。”

  “与南宁烟草建立物流备品备件虚拟库存,共享稀缺件,减少资金占用30万元。”

  ……

  这些看起来不起眼的数据,是桂林市局(公司)物流中心通过坚持不懈的改善取得的实实在在的收益。桂林市局(公司)坚决摒弃“家大业大,浪费点没啥”的思想,全员动脑筋,善于“算小账”,一点一滴深挖细抠,严堵“跑冒滴漏”,努力做到“善小而为,集腋成裘”。

  仓储管理员唐丽军是物流中心的老员工了,对精益管理有着自己的理解:“以前,总认为精益是一个很大的概念,实际上,精益就体现在工作的每一个流程、每一个环节、每一个细节上。我们的每一点节约、每一次小改小革都是进步,都是在精益求精。”

  近年来,桂林市局(公司)物流中心以推进非法人实体化运作为抓手,按照“精益管理做除法”的工作要求,重点在管控源头、控制过程、消除浪费、降本增效上下功夫,通过精算、严管两方面,构建控本体系,狠抓点滴降耗。

  精算方面,划清了物流资产边界,责任落实到人,并应用资产管理系统强化资产管控;完善了物流定额管理,采用技术测定法、统计分析法、类比法等,形成作业定额指标、费用定额指标两个定额标准和《定额管理办法》;加强了物流预算管理,以定额标准指导预算编制,完善了物流中心《全面预算管理办法》,强化物流中心成本管控主体责任,实现物流预算管理由财务部门控制为主向物流部门自我控制为主转变,为物流降耗提供了制度保障。

  严管方面,实行二级核算机制,物流中心成立财务部自主开展精准核算,并按月度将核算资料报桂林市局(公司)财务科,由财务科复核相关凭证及结果,强化过程控制,确保核算精确,严控各项费用开支。

  化繁为简,流程优化提效率

  11月21日,在桂林市局(公司)物流中心仓储区内,仓储管理员毛建芳根据零烟管理系统里的库存数据,准确地在零烟仓储区找到了要出库的卷烟。

  从系统查找到卷烟出库,整个过程耗时不到10分钟。这要在3个月前可是一件令人难以置信的事。

  “卷烟分拣后余下的散条烟我们称之为零烟,零烟种类多、条数也比较零散。”物流中心储配部部长唐丽军说,“零烟不适合使用立体库,原先我们只能人工操作,按品种把零烟归类到不同的烟箱里,再在地面上将烟箱成排摆好,等零烟数量凑够一整件后再出库,出库信息全靠人工记录。零烟库存盘点、归类耗费了大量人力时间不说,还容易出错。只要一讲到零烟管理,大家伙儿都觉得头疼。”

  随着卷烟种类增多,零烟管理不仅库存盘点花费的人工时间越来越长,零烟摆放所占的面积也越来越大。仓储管理员需要人工盘点一遍库存后才能确定是否有件烟出库,严重影响了零烟出库效率。

  为了解决这个问题,桂林市局(公司)物流中心开发了零烟管理系统。通过系统,零烟入库、出库数据一目了然,查询起来毫不费力。仓储区的零烟摆放也一改之前按排摆放的模式,取而代之的是按层摆放的货柜模式。

  “看,每个货柜上还贴有相应的二维码,我们只需扫一扫货柜二维码,就可以查询到所对应品种的卷烟出入库历史信息了。”唐丽军介绍道。

  测试阶段,零烟盘点时间比之前减少了1.5个小时,零烟储位也从原先的42个减少到了16个,零烟存储的整体管理效率提高了20%。“流程一优化,零烟存储管理轻松便捷多了,大家都特别喜欢!”唐丽军说。

  零烟管理只是流程优化的一个缩影。基于价值流分析和系统性诊断,桂林市局(公司)物流中心全面优化了物流业务流程和岗位作业流程,取得了明显成效——

  卸货作业经过优化后,减少了2个无效操作,平均每天减少设备停机时间15分钟,卸货效率提升12.5%;

  为消除重复作业推行的新码垛法,作业时间每托盘减少60秒。

  对现场11个操作岗位进行流程优化后,消除了58个无效动作,形成了23个标准作业指导书。

  在精准运营思想的指导下,物流中心正朝着价值不间断流动的目标继续努力。

  整齐划一,现场改善见成效

  走进桂林市局(公司)物流中心的物流园区,给人的第一印象是整洁干净、规范有序。一尘不染的窗户、统一规范的指示牌,清爽干净的地面上一条条笔直的划线,将不同工作区域划分开来。

  “现在我对我的工作环境很满意,工作环境更好了,操作更规范了,大家伙儿的工作效率都提高了。以前的物流园区和联合工房构造过于简单,人员和物料管理也没有现在规范,两者相比那可真是‘一个天上一个地下’。”卷烟分拣区工作人员麻安顺说。

  这样的变化是如何实现的呢?

  卷烟分拣部部长李春怡指了指地上的划线说:“可别小瞧地上这一条条简单的划线,这可是提高效率的‘秘密武器’。”

  原来,这划线划分的区域是对物流园区和联合工房进行精益诊断后,定出的最佳方案。

  “区域划分规划了最佳通道,将人流和物流区分开来,减少了搬运距离,提高了大家的工作效率。除此之外,我们还推行了7S管理,通过改善周、日查日改等方式,鼓励全体员工在工作中多发现问题。”李春怡说。

  区域合理划分后,用于打包的塑料薄膜在卷烟切膜机旁有了‘一席之地’,以方便员工取用。此外,分拣线上的员工统一要求必须穿底部摩擦力大的运动鞋,这一细微举措保障了大家在工作中的人身安全,属于7S管理改进的一个方面。

  为实现卷烟流转、作业标准、设备状态、工具定置、安全标识“五清”,物流中心对人员、设备、物料、工具、标识五个要素,实行定方法、定位置、定数量、定容器、定标识的“五定”管理,对4494个点进行目视化管理。

  除此之外,物流中心还推行科学的TPM管理,通过优化设备维护工作法,实施三级保养,落实定人、定点、定量、定周期、定标准、定计划、定记录、定流程“八定”要求,执行清洁、点检、紧固、润滑四种作业,构筑起全员参与的设备保养和维修管理体系。

  李春怡说:“之前设备出故障,都得等维修部门来修。这一坏、一等、一修颇费时间。推行TPM管理后,我们结合新的设备维护工作法,在日常执行上下功夫,设备故障率大大下降。”

  设备维护员罗晓丹说:“很多故障是由于没能及时做好清洁或者润滑导致的。现在,设备运行结束后,大家都会检查一下需不需要清洁润滑、螺丝有没有松动。”物流中心还制作了安全管理、班组建设等7个方面的管理看板,实现过程、成效的目视化管理,让问题更容易暴露出来。与此同时,广泛开展合理化建议和日常改善等改善活动,让员工练就一双善于发现问题的眼睛,有效提升了现场管理水平。

  物流中心还根据优化后的流程走向对物流现场进行科学规划,构建起了长效机制,推动持续改善。

  高效运行,信息融合降成本

  10月31日早上8点,物流中心兴安中转站配送员康凯开着配送车准时上路,开始了一天的工作。和往常不一样的是,今天多了一项工作内容,那就是发放RFID(射频识别)卡。

  到了第一家零售客户的食杂店,康凯拿出RFID卡给这位零售客户时,他不愿意接受,说:“这样多麻烦啊!我直接签个字不行吗?万一我把卡弄丢了怎么办?”康凯耐心解释了一遍,客户才勉为其难地收下了。

  谁知没过多久,每逢配送车到来,这位零售客户就早早准备好RFID卡,等着配送车到来。他说:“自从发了这个卡后,我能通过微信查询我的订单状态,也能收到短信通知,告诉我货物的预计送达时间,心里也不急了。”

  康凯说:“以前每次出去送货都要填很多纸质表格,现在有了这个神奇的系统,拿着手机就能完成所有流程操作,方便多了,也更环保了。”

  康凯所说的“神奇的系统”,是物流中心新开发应用的“配送综合管控平台”。

  这个系统也给物流中心送货部部长许桓彰的工作带来了便利。“以前,我们难以了解货物的流转信息,对配送过程的管理是被动的。现在通过系统监控送货进度,我们能实时掌握配送作业的详细状况。如果有异常,我们马上就能联系中转站,了解具体情况,遇到问题也能尽快处理,进一步提升了客户服务水平。”他说。

  “系统还具有绩效管理功能,更实现了对整个配送流程的数据化、系统化管理。借助日常数据记录,我们也能轻松计算出车辆的百公里油耗、百公里送货量等指标,推动降本增效。”配送部管理员游宏波补充道。

  除此之外,物流中心开发应用的“零烟管理系统”“卸货服务系统”“设备管理系统”及信息工程部自主研发的“备品备件管理系统”四个新系统也进入运行状态。

  有了信息化的支撑,物流中心实现了全过程的“可视、可警、可控”,物流业务实现了无缝对接、高效运作。

  全员宣贯,团队建设出成绩

  “你们现在看到的是我们的精益微课程,我们已经用微信平台向员工推送了100期‘精益充电吧’微课程。”桂林市局(公司)物流中心副经理肖铭打开手机微信说。

  “精益充电吧”为全体员工提供了移动培训平台,通过微信每天推送精益管理知识及改善案例,分享好的做法,让精益管理潜移默化、深入人心。“很多时候,我们在工作中的一些好做法也顺其自然延伸到了生活和家庭中。慢慢地,大家的精益意识就提高了。”“精益充电吧”编辑蒋玲说。

  在卷烟开箱工作台上,开箱员莫强正快速熟练地用工具刀将纸箱打开,每一刀的位置和力度都刚刚好。“我们开箱作业的标准就是‘两竖一横、刀不破纸’,我们每天都进行‘一点课’学习,久而久之,每一个操作标准都记在心里了。”莫强介绍说。

  2012年以来,桂林市局(公司)物流中心每年举办精益管理专题培训,召开专题会议,贯彻精益理念、落实精益要求,大力开展培训有课堂、工作有标准、追赶有标杆、考核有指标、创新有课题的“五有”班组建设,有效发挥班组作用。

  今年,桂林市局(公司)更是掀起了全员学习精益的高潮,多层次、多形式开展精益培训,共举办全员专题培训12场次,培训2000余人次,利用微信平台建立“精益充电吧”,精心制作、推送了100期“微课程”;见缝插针“开小灶”,举办了17次“午间课堂”,在8个工位设置了“一点课”。

  “新异型烟分拣线运行后,分拣线加长,建议在异型烟分拣线增加手持监控设备,提高巡线员工作效率。”

  “这个建议很好,但是具体实施起来还要考虑很多技术方面的问题。我们技术部会马上出台方案尽快进行系统开发,为你们提供技术支持。”这是储配部员工周虹桥和技术部部长李成喜在“创客吧”学习成长区的对话。包括他们二人在内的8位员工一起讨论增加异型烟手持监控设备的技术难点及解决方案。

  类似场景在“创客吧”并不鲜见。为进一步营造精益管理氛围,物流中心把精益改善落实到具体课题,鼓励员工参与课题研究。今年年初开辟的“创客吧”为课题研讨、路演、发布、推广提供了平台,促进创新工作实现由个人创意到团队创新的转变,营造了浓厚的精益文化氛围,切实做到了全员参与改善、全员提升能力。

  李成喜说:“‘创客吧’的建立让精益建设有了活力,创客们有空就会到‘创客吧’坐坐,带着工作上的困惑和不解到这样轻松的环境,跟同事们聊聊天,一起探讨,大家畅所欲言,思路很快就打开了。新想法定下来之后,大家就会立即行动起来。”

  在推进精益物流建设的过程中,桂林烟草从市局(公司)领导班子到物流中心管理层再到基层员工,全员学习精益知识,从加强干部员工专业、敬业、关爱、创新、精细化、文化知识、行为自律、团队协作“八位一体”员工职业素养建设切入,持续推进人才培养计划,同步抓培训、抓班组、抓课题、抓党建,让精益思想入脑入心,锻造匠人匠心,为精益物流建设提供强有力的人力资源保障。

  截至10月,桂林烟草物流人员持证率达84.3%,位居全区前列。

来源:东方烟草报
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