烟草观察

云南中烟:全面加强合同管理 深化法治基础建设

2017-5-18

  2016年以来,云南中烟工业有限责任公司以建立健全合同管理体系为抓手,完成了合同管理信息系统的全面建设,合同审批实现了“事前、事中、事后”的全生命周期全覆盖管理,不断深化法治基础建设。

  事前预防

  严格合同背景审查。加强对立项审批和招投标情况的审查。云南中烟法规部门对合同发起部门提供的立项和预算审批表等材料进行审查,符合要求才可以进入合同审批环节。加强对合同相对方的审查。云南中烟法规部门一方面要求供应商提供银行征信系统、检察院行贿犯罪系统的查询函,对相对方授权代表的代理人身份进行查询。要求公证人员和招标代理公司专员对授权委托书进行逐项确认。在云南中烟全系统范围内进行资质印证,重要合同或者金额较大的合同,还会到项目立项单位进行实地考察,确保合同相对方信息与供应商、客户信息数据的一致性,同时对上榜黑名单企业进行提示,防止与资信不良相对方签约。

  合同审核工作前移。云南中烟的法规部门包括规范工作和采购工作职能,将法规工作与“三项工作”有机结合,做好三级监督。一是对立项进行监督。法规部门从采购项目立项之初就参与其中,对项目的投资计划和预算提出法律意见。二是对招标文件进行法律审核。法规部门按照相关要求对招标文件提出法律意见。三是现场监督。法规部门全程监督招标采购活动,对招标程序的合法性进行监督,也为下一步的合同审核奠定了坚实的基础。

  事中控制

  并发审批,独立负责,提高效率。一是各相关部门同时审核、提高时效。根据云南中烟的合同管理办法,本级合同管理部门按照各自业务归口对合同所涉及的各方面风险和控制措施进行审查。同时,将流转审批调整为同时审批,各审查部门相互独立、互不干扰,大大提高了审批效率、减少了时间成本。二是各审查部门分工合作、独立负责。通过并发审批流程,由经办部门独立负责合同的业务性审核、法规部门独立负责合同的法律性审核、专业部门独立负责合同的专业性审核,走出了合同审核“法规部门全权负责”的误区,厘清各审查部门“谁审核、谁负责”的权利义务关系。

  抓好合同范本的编制使用。云南中烟合同范本先由各单位各部门提出要求,法规部门带领使用部门编制蓝本,反复讨论后修订完成蓝本,最终形成云南中烟合同范本库。合同范本库建立后,各部门对合同范本进行选择使用。合同范本中的固定条款不允许改动,自选条款由各部门进行填写,法规部门审核时也只需对自选条款提出法律意见。

  严格管理合同授权审批。云南中烟建立了以“固定期限授权为主、特定业务授权为辅”,二者有机结合的授权管理模式。根据授权管理制度,公司50万元以下的合同由授权部门负责人签订,50万元至100万元的合同由授权分管领导签订,100万元以上的合同由法定代表人直接签订;按照一年一次授权的原则,对下属非法人实体进行总体授权;由红塔集团、红云红河集团对生产厂合同审批权限、集团分管业务领导、集团主要领导的合同审批权限进行明确;各生产厂标的额超出授权范围的,均按照集团合同管理制度的规定提交集团,在集团层面进行合同汇审,或取得集团授权后完成合同汇审程序;针对特定合同、特定事项,通过授权委托书的形式,由法定代表人授予特定人员对外签约权限。

  重大合同增加外审环节。云南中烟合同审核流程大体分为一般合同审核和重大合同审核两类,对于合同金额50万元以下的合同,实行内部二级审核模式,由业务员和部门负责人进行审核;对于合同金额50万元以上的合同,实行三级审核,在内部审核的基础上,加入法律顾问的外部审核机制。若涉及重大或复杂合同的审核,由合同经办部门组织召开专题评审会议,各审核部门参加会议集中进行评审,最终完成评审工作。

  执行新法律增加核准环节。对于新颁布的法律,为了避免理解不到位和执行有偏差等法律风险,云南中烟法规部门对所属单位涉及执行新法律的合同审核工作实行核准制。

  与法律风险防控体系深度融合。为解决体系建设与合同审核之间“两张皮”的脱节现象,云南中烟法规部门通过将合同管理系统与法律风险防控体系相融合,梳理合同审核风险及关键控制点,编制《合同审核要素及风险控制表》,由此实现法律风险防控体系建设与合同审核的深度融合,提高法律风险管理的实际效果。

  事后监督

  抓好用印审批环节。对网上汇审完成的合同进行加密并添加水印,没有水印或水印与系统添加不符的合同不加盖合同专用章,确保最终签订的纸质合同与结束网上汇审的合同文本一致,杜绝了人为因素导致实际签订合同文本与汇审文本不一致、汇审失效的问题。

  抓好资金支付环节。云南中烟所有采购项目都需要对合同的履约情况进行验收,验收完毕才可以结算、支付尾款,由采购实施部门进行验收管理,财务部门进行款项支付审核,实际的付款数据同步到合同管理系统。通过信息系统对合同付款金额和进度实行严格控制,避免合同金额早付或多付的风险,确保资金支付与合同具体约定一致。

  抓好合同后评价管理。合同履行过程中及合同履行完毕,合同管理部门及业务承办部门须对合同履约情况及相对方进行评价,评价情况将被记入相对方信息库,为以后的合同背景审查奠定基础。

  抓好合同纠纷管理。为提高案件处置水平,防控法律风险,云南中烟建立了合同纠纷信息上报制度,以便及时整合资源、有效应诉,争取最佳诉讼结果。同时云南中烟建立了法律顾问“会诊”制度,当企业碰到重、特大合同案件时,将下属各单位的法律顾问共同“会诊”,发表专业意见,最终由云南中烟综合汇总提出统一的法律意见和应对措施,高效处理了多项法律诉讼事务,维护了企业的合法权益。

来源:东方烟草报
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