烟草观察

企业电商采购精益模式设计与实践运用

2017-3-3

  随着“互联网+”时代的到来,电子商务模式日益成熟,企业采购与互联网的结合也成为大势所趋,低成本、高效率的电商采购模式逐步成为解决传统采购流程繁杂、成本高昂、易流标、规范与效率矛盾突出等问题的重要突破口。浙江省烟草公司台州市公司立足行业集中采购的趋势,在通用的物资类采购中推行电子商务采购,并以基础采购为切入点,不断进行业务创新和资源整合,真正实现精益化采购。

  一、主要做法

  (一)电商采购的模式设计

  根据前期调研和可行性分析,结合物资采购的特点,从B2B、C2C、B2C三种主流电商采购模式中确定B2C电商模式,具体做法为:以公开招标的形式确定一家电商企业供应商,并利用电商平台实现省、市、县三级单位的网络化采购。

  具体配套措施包括硬件和软件两方面:一是硬件方面,即在每个单位安排电商采购专用机位,配臵桌面监控系统。二是软件方面,即在企业内部设计完整的电商采购运作模式,对电商采购范围、采购计划审批、项目需求申报与公示、账期及结算方式、下单账户、专用机位等拟定专门的管理规定,出台《台州市烟草系统电商采购管理暂行规定》、《电商采购管理工作程序》等制度文件,进一步明确电商采购操作流程与监管措施,并通过实务操作培训,规范采购工作人员电商采购行为。

  具体采购模式如下图1所示:

图1 电商采购模式示意图

  电商采购初期,采购的适用范围锁定在办公耗材、IT耗材、电器设备及日用品等通用类物资上,在发展成熟后采购类别可根据实际需求进一步扩大,比如定制化产品等。

  台州地区共建立市、县两级企业下单账户10个,各下单账户均享有50万元信用额度;每个下单账户绑定IP地址,须在专用机位登录,结合桌面监控系统和室内高清摄像头,方便各方面人员的协调配合与相互监督。

  同时为进一步规范采购活动,完善内控机制,企管部门需按月度对采购单位/部门的需求目录和采购目录进行公开;采购人员需对每笔采购的进度、操作过程、下单与验收等内容进行实时跟进,留下详细的表单记录;监管部门需对电商采购行为开展定期或不定期的检查,包括下单账户的聊天记录、专用机位的电脑监控信息、各类表单等。

  (二)电商采购的主要创新做法

  电商采购既集中又分散灵活的采购模式可促进省、市、县三级采购管理体系的建立,实现集中采购的规模化效益与母子账号的实时监控和统筹管理,其创新做法主要体现在货款支付、电商自营产品、库存锁定、专属平台这四个方面:

  一是与电商企业洽谈建立货款支付‚账期?,通过发货后45个日历日内转账付款结算的形式解决无法预支货款的问题,规避企业资金使用风险;二是规定采购部门在采购时必须选择电商自营产品,最大程度保证产品质量,并解决财务报销的后顾之忧,同时自营产品的售后服务由电商企业专属客服全程负责,避免售后不到位的问题;三是与电商企业签订‚库存锁定?协议,即采购部门先在电商平台挑选商品加入购物车,再去提交审批,审批完成后再去完成下单——这段时间内,电商企业必须在仓库中锁定这批商品,不能随意调拨,并保证价格不变;四是向电商企业定制电商采购专属平台,为全省商业系统提供一站式电商采购服务。

  (三)电商采购可进一步拓展的功能

  电商采购发展成熟后,可借助电商采购平台形成“定制-直邮”的市场活动与零售户奖励机制,提高卷烟宣传促销效率,达到卷烟市场推广的效果;此外,还可以由电商平台为员工提供不定期企业专场促销活动、团购等福利与优惠;可通过专属采购平台实现对全省采购数据的智能化处理,形成有效的决策支持信息,为优化采购策略、完善采购管理提供科学的决策服务。

  二、成效

  (一)社会效益

  电商采购,顺应了“互联网+”的时代发展趋势,代表了现代企业采购工作的发展方向,是精益采购的重要内容。电商采购的大范围实施能有力地促进商品和各种要素的流动,有利于促进社会产业结构调整;电商采购的公开透明更有利于消除妨碍公平竞争的制约因素,进一步降低交易成本,推动全国统一市场的形成与完善,实现市场对资源的基础性配臵作用。

  (二)经济效益

  通过电商采购可以有效降低采购成本、节约采购资金,对已采购的电商物资进行随机抽样(选取的物资种类为京东和台州地区实体店同时具备),发现电商平台的商品比当地实体店的商品价格平均低25%左右。2016年全市系统电商采购共计103万元,与实体店采购相比,电商采购节约采购资金34万余元。电商采购推广后,全市系统有相当一部分的物资采购项目可以完全通过电商采购解决,不用再单独立项、单独发起招标,2016年节约招标费用共计4500元。

  (三)管理效益

  电商采购有效实现了市、县两级物资的集中采购,减少了招标频次,提高了采购工作效;解决小零散项目招标难问题,使采购部门可以在更大范围内选择采购品类,缩短供需距离,简化采购流程,提高采购质量,解决传统采购价格不统一、审批环节繁琐、管理多个供应商等问题;实现了采购工作的实时监控,进一步提高采购透明度和规范性。2016年台州烟草系统由于电商采购项目的实施招标频次减少1.7%,单笔订单(单次采购)完成周期提升12.1%,基层采购满意度提升3.4%,效益提升明显。

来源:浙江省烟草公司台州市公司
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