守正创新 优化卷烟调拨管理流程

——以疫情防控期间湖北中烟的具体实践为例

2020-09-27作者:戚新平 周琼

疫情发生后,针对卷烟调拨管理流程中存在的应急响应不及时、管理颗粒粗放化、信息传递效率低等问题,湖北中烟从三个方面对流程进行优化:借助流程改进实现货源集并方式由“集中式”变为“离散式”,信息传导路径由“串联式”变为“并列式”;借助流程创新增强信息来源的辨识度,提高资源分配的能效度,细化货源分解的颗粒度;借助流程简化暂时取消部分计划管理的常规限制,推进“端口合并”,简化信息沟通层级。

为更好地适应疫情防控常态化,牢牢把握经济发展主动权,在危机中育新机,于变局中开新局,湖北中烟工业有限责任公司主动创新工作方法,对卷烟调拨管理流程进行重新梳理与优化。

通过查找常规流程在运行过程中存在的问题,湖北中烟结合自身实际,提出优化解决方案,整理出一套卷烟应急调拨管理流程,有效提高了供应链运营效率,优化了企业资源配置,加快了市场响应速度,保证了企业经济平稳健康发展。

问题分析

疫情发生后,湖北中烟在生产和物流运输等方面受到限制,产能、运能大大下降,成为制约企业发展的短板。

2月底至3月底,疫情发生后的最初阶段,工业企业库存充足、品规齐全;市场补货意愿强烈、需求旺盛,部分区域出现断货现象;交通管制十分严格,对出省的车辆、货物、人员管控严格。本阶段的主要矛盾是,市场需求与有限的运输能力之间的矛盾。

4月初至5月中旬,本阶段为企业全面复工阶段,特点是原有的工业库存余量较少,库存水平低且存在规格不均衡现象;市场逐渐恢复正常,产品需求较旺盛;道路交通基本恢复正常,省内、省际管制逐步放开;工厂复工,但缺少足够的工业库存,现有产能也无法完全满足市场需求。本阶段的主要矛盾是,市场需求与有限的生产能力之间的矛盾。

5月中旬以后,本阶段为疫情防控常态化阶段,特点是企业产能和库存逐步恢复正常,品规失衡现象得以缓解;市场需求基本得到满足,社会库存保持在较高水平。本阶段的主要矛盾是,市场状态与企业发展目标之间的矛盾。

湖北中烟的卷烟调拨流程在常规状态下是稳固、实用、高效的,但面对疫情突发事件,该流程在运行中会出现应急响应不及时、管理颗粒粗放化、价值识别不精准、信息传递效率低等问题,必须对常规流程实施改进与优化,对问题进行逐一分析。

卷烟调拨常规流程主要涉及5个环节,包括销区、卷烟厂、营销中心、生产中心和物流中心。销区负责协同商业提报市场需求;卷烟厂负责完成需求初审;营销中心进行品牌审核,发布月度计划,提报需求预测,调拨卷烟;生产中心根据预测结果组织生产;物流中心集并卷烟,组织排运发货。

剖析常规流程存在的问题,结合企业实际,湖北中烟提出了流程优化的要点与思路,形成对常规流程问题点的初步诊断,并采取多种方式对流程进行优化。

流程优化的具体做法

(一)流程改进

货源集并方式由“集中式”变“离散式”。湖北中烟的生产点主要分布在省内的6个城市,其中,武汉卷烟厂的生产、仓储、运输能力最大,是主要的货源集并地。在正常情况下,货源由其他5个生产点向武汉集并,再发运至全国,呈现以武汉为中心的“集中”发运方式。

疫情防控期间,武汉的交通、货物进出管制严格,湖北中烟决定将货源集并方式由“集中式”变为“离散式”,即货物由武汉分散至其他风险级别较低的生产点,再由这些生产点发运至全国。这种集并方式的不同之处在于由“集”转“散”,降低由武汉直接发货的风险,充分发挥其他生产点的辐射作用,是一种“逆向离散”集并方式,有效提高了运输效率和市场响应速度。

信息传导路径由“串联式”变“并列式”。在常规调拨流程中,跨部门的工作流程呈“串联式”特点。营销中心完成审核后,需求信息传输至生产中心,生产中心下达生产计划,物流中心根据库存集并货源、排运发货,全流程信息传导路径按照“需求—生产—运输”的“串联”方式运行。

疫情防控期间,受产能、运能限制,需求信息按“串联”方式传输,速度和效果会大打折扣。对此,湖北中烟在“月度需求预测”和“周需求”输出端口增加了向物流中心同步输出需求信息的环节,生产和物流部门同步接收预测信息,缩短了信息传导路径,形成信息“并列式双向互通”连接,提高了信息传输速度。

(二)流程创新

增强信息来源的辨识度。为保证信息真实性,避免货物拒收或车辆遣返,减少资源浪费,降低运行风险,湖北中烟在流程上增加了两道“收货信息反馈”程序,以提高信息来源的辨识度:一是“摸底”,放在流程起始阶段,要求每日上报;二是“确定”,放在“月度计划”发布之后和“周需求”分解之前,要求再次确定收货信息。营销中心根据“收货信息反馈”将收货情况分为四类:一是全省防控较严,对湖北车辆、人员进行严格限制的情况;二是经与当地部门、商业企业沟通后,可以按规定时间、规定方式实现卷烟运输的情况;三是虽对湖北车辆、人员限制,但可以通过改变运输方式完成收货的情况;四是按要求可实现全区域收货的情况。从首次调拨到4月8日,湖北中烟共调拨卷烟33.4万箱,没有一批货物被拒收、没有一辆货车被遣返。“收货信息反馈”属新增流程,输入的信息在此环节完成汇整、鉴别、分类、分流,增强了信息来源的辨识度,降低了运输风险,该程序达到预期风险控制效果,确保货物在特殊时期顺利到达销区。

提高资源分配的能效度。为提高疫情防控期间资源的分配效率,企业在常规调拨流程中加入“响应顺序分配”子流程,即在货源紧缺和运能紧张的情况下,识别需求的紧迫程度,对区域和规格的响应按照紧迫程度进行排列。营销中心内部成立“货源响应专项工作组”(以下简称“工作组”),由营销中心主任、副主任、科室负责人组成,子流程的运行办法如下:根据生产、物流部门反馈的货源、运能信息进行综合分析,分析结果提交“工作组”;根据市场监测管理系统,将市场状态信息实时反馈给“工作组”;“工作组”结合各方信息,拟定货源总体分配原则;业务部门按照总体分配原则落实响应顺序,分解周可供量。“响应顺序分配”子流程保证了特殊时期货源响应的及时性、科学性,发挥了产能和运能的最大效用,使资源分配的效率更高。

细化货源分解的颗粒度。常规状态下,湖北中烟对市场调拨需求的分解刻度为“月”,“月计划”生成后,根据每日需求量分解至“日要货”。疫情防控期间,工业库存水平低位运行,实时库存无论是量还是规格均无法完全满足市场需求,因此必须对生产和运输的分解颗粒度进行优化,在“月计划”与“日要货”间增加“周需求”,便于生产中心安排最紧急的货源生产,缩短“需求—生产—运输”流程链,提高了市场响应速度和货源供应准确度。

(三)流程简化

暂时取消部分计划管理的常规限制。常规状态下,月度计划的调整有严格的时间限制,对总量和单规格的调整幅度也必须保持在一定范围内。疫情发生后,考虑到市场变化和货源实际情况,湖北中烟暂时取消对月度计划调整时间、调整幅度的限制,提高管理的柔性。

推进“端口合并”,简化信息沟通层级。疫情防控期间,为提升营销条线市场反应速度,湖北中烟采用“端口合并”的方式,将原有只对卷烟厂的一个端口变更为同时对应卷烟厂、销区的两个端口,将两个端口合并在一个层级,减少信息传递的层级数量,使信息的发散和收拢更加快捷,从而既节省时间又提升质效。

通过对卷烟调拨流程的优化,湖北中烟打通了疫情防控期间“需求—生产—运输”的流程链。截至目前,湖北中烟整体经济运行、市场综合状态呈现“稳中向好”的态势。

流程优化是一项连续、有规律的系统性工作,不是孤立存在的,也不能一蹴而就,需要部门之间、岗位之间的统筹协调、通力合作、全员参与。面对突发事件,企业应该通过创新、改进和简化的方式达到管理流程优化的目的。同时,流程在运行过程中需要不断适应外部环境,动态更新、持续完善,再经过流程执行者的经验总结和复盘,最终实现流程的固化升级。

来源:湖北中烟
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